Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. GİRİŞ

1.1. Amaç

Aydın Doğan Vakfı (“Vakıf”) olarak; çalışan, çalışan adayı, bağışçı, bursiyer, bursiyer adayı, yarışmacı, aile bireyleri, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ziyaretçi, çevrimiçi ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanmasına ve gerektiği şekilde ve sürede imha edilmesine dikkat etmekteyiz.

Bu sebeple, veri sorumlusu sıfatıyla yürütmekte olduğumuz iş süreçleri esnasında elde ettiğimiz tüm kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi ve imhalarına ilişkin süre ve işlemleri işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamıza (“Politika”) göre belirlemekte ve gerçekleştirmekteyiz.

Ayrıca, kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde, bu verilerin hukuka aykırı olarak saklanmasını ve imhasını önlemek amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almaktayız. Vakıf olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem vermekte ve veri güvenliğini en üst seviyede gözetmekteyiz.

İşbu Politika, faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair izlediğimiz yöntemler hakkında açıklamalar içermektedir.

1.2. Kapsam

İşbu Politika; çalışan, çalışan adayı, bağışçı, bursiyer, bursiyer adayı, yarışmacı, aile bireyleri, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ziyaretçi, çevrimiçi ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin Vakıf tarafından işlenmekte olan bütün kişisel verilerini kapsamaktadır.

Politika, Vakıf tarafından işlenen bu kişisel verilerin elektronik ve basılı her türlü ortamda saklanmasına ve imhasına ilişkin olup KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası düzenleme ve yol gösterici belgeler gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır.

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

Kavram Tanım
Elektronik ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemi.
İlgili kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel veriyi işleyen kişi.
KVKK 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Karartma Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemler.
Kişisel veri Kimliği belli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Politika Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politika.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini.
Kişisel verilerin silinmesi Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini.
Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini.
Periyodik imha KVKK’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri işleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Yönetmelik 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıda verilmiştir.

Sorumlu Görev
Vakıf Genel Müdürlüğü İşbu politikanın hazırlanmasından, geliştirilmesinden, güncellenmesinden, periyodik olarak gözden geçirilmesinden ve yayımlanmasından sorumludur.
Vakıf Genel Müdürlüğü İşbu politikanın onaylanmasından sorumludur.
Vakıf Genel Müdürlüğü İşbu politikaya uymaktan ve politikanın hazırlanmasında, geliştirilmesinde ve kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerine ait tüm faaliyetlerde gerekli desteği vermekten sorumludur.

3. KAYIT ORTAMLARI

Vakıf olarak, faaliyetlerimizi yerine getirirken elde ettiğimiz kişisel verileri kanuni sürelere uygun olarak saklamak amacıyla aşağıda yer alan kayıt ortamlarını kullanmaktayız.

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar

- SQL MYSQL

- Mail ve Dosya Sunucu

- USB, harddisk gibi çıkarılabilir bellekler

- Veri Tabanları

- Harici diskler

- Bulut ortamları

- Klasörler

- Dosyalar

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Vakıf tarafından; çalışan, stajyer, çalışan adayı, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, ürün veya hizmet alan kişi, ziyaretçi, çevrimiçi ziyaretçi ve sair üçüncü kişiler dahil gerçek kişilerin kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırayla yer verilmiştir.

4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya böyle bir süre öngörülmemişse, kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız.

Kişisel verileri birden fazla amaç için işlediğimiz hallerde, verinin işlenme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması durumunda re’sen veya verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması ve ilgili kişinin talep etmesi durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

4.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Vakıf ’de; faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu
  • 4857 sayılı İş Kanunu
  • 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu
  • 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun

Yukarıda sayılanlar başta olmak üzere yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Vakıf, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışan adayların başvuru süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanlar için iş akdi ve mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
  • Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
  • Denetim / Etik faaliyetlerin yürütülmesi
  • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
  • Firma ürün / hizmetlerin bağlılık süreçlerinin yürütülmesi
  • Fiziksel mekan güvenliği temini
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
  • İş Faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi
  • İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
  • İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
  • Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Talep ve şikayetlerin takibi
  • Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
  • Ücret politikasının yürütülmesi
  • Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişini açık rızasını geri alması,
  • KVKK’nın 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Vakıf tarafından kabul edilmesi,
  • Vakıf’ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması ve 
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Vakıf tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
 

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Vakıf tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

Vakıf tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan tedbirler aşağıda sayılmıştır;

  • Ağ Güvenliği ve Uygulama Güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ Yoluyla Kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
  • Anahtar Yönetimi Kullanılmaktadır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Erişim Logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
  • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın,sel vb) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme/kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Sızma testi uygulanmaktadır.
  • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının farkındalığı sağlanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Vakıf tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Vakıf olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca teknikler şu şekildedir:

Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak veya belgenin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilmeyecek şekilde güvenli bir ortamda saklanılması suretiyle silinmektedir.
Veri tabanlarında yer alan kişisel veriler İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanında yer alan kişisel verilere erişimi engellenmektedir.
Merkezi sunucularda yer alan kişisel veriler İlgili kullanıcının, kişisel veri içeren dosyanın bulunduğu dizin üzerindeki erişim hakları kaldırılmaktadır.
Taşınabilir cihazlarda (USB, Hard disk, CD, DVD gibi) yer alan kişisel veriler İlgili kullanıcının dosyaya erişimi engellenmektedir.

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Vakıf olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca teknikler şu şekildedir:

Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler; kağıt kesme makinesi ile öğütülerek veya yakılarak yok edilmektedir.
Çevresel (ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler vb.) ve yerel sistemlerde yer alan kişisel veriler Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir. Ayrıca, de-manyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerinde yer alan kişisel veriler okunamaz hale getirilerek yok etme işlemi gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte; özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilerek yok etme işlemi uygulanmaktadır.
Bulut ortamlarında yer alan kişisel veriler Bulut ortamlarında yer alan kişisel veriler, depolanması ve kullanımı sırasında kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte, kullanılan şifre anahtarlarının yok edilmesi ile de bu ortamlarda yer alan kişisel veriler yok edilmektedir.

6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü tarafından yerine getirilir. Kişisel verilerin saklama süreleri ilgili mevzuatta öngörülen süreler çerçevesinde belirlenmiştir.

Bu çerçevede, ilgili verinin Vakıf nezdinde saklanmasının, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde kişisel verilere ve özel nitelikli kişisel verilere ilişkin olarak öngörülen hukuka uygunluk sebepleri kapsamında değerlendirilmesi halinde, bu hukuka uygunluk sebeplerine istinaden ilgili kişisel verilere ilişkin saklama süreleri tespit edilir. Kişisel verilerin imha süreci, Vakıf tarafından her bir ilişkiye uygun olarak ilgili mevzuat gözetilerek belirlenmiş olan saklama süreleri doğrultusunda yürütülmektedir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler, Vakıf tarafından belirlenmiş olan periyodik imha sürelerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
İnsan kaynakları çalışan süreçlerinin yürütülmesi Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan adaylarına ilişkin süreçlerin yürütülmesi Başvuru tarihinden itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sözleşmesel ilişkilerin yürütülmesi Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtlarının Tutulması Kaydedildiği andan itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Kayıt alındığı andan itibaren 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sağlık kayıtlarının tutulması ve özel sağlık sigortası yapılması Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
AGİ Uygulaması Belgelerin düzenlenmesini takiben 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmelik’in 11. maddesi gereğince periyodik imha süresi, Vakıf tarafından, 6 ay olarak belirlenmiştir.
 

9. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

İşbu Politika, Vakıf Genel Müdürlüğü onayı ile www.aydindoganvakfi.org.tr üzerinden yayımlanır ve e-posta ile de ilgili personele duyurulur.
 

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyulduğunda ve değişen süreçler bulunduğunda güncellenmektedir.
 

11.POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

İşbu Politika, Vakıf Genel Müdürlüğü’nün kararı ve onayı ile yayımlandığı anda yürürlüğe girecektir. Politikanın yürürlükten kaldırılması, yine Vakıf Genel Müdürlüğü’nün kararı ve onayı ile gerçekleştirilir. Yürürlükten kaldırılan politika, 5 yıl süreyle saklanır. İptal durumu, ilgili personele e-posta ile duyurulur.